Über die Produktionsplanung erfolgt die Erfassung des Personalbedarfs als eine Variante, direkt in PHR. Die Erfassung des Personalbedarfs erfolgt hierbei getrennt nach Kalenderwochen, Schichten und Produktionsanlagen bzw. Planungsbereichen und Arbeitsplätzen, was eine sehr detaillierte Planung ermöglicht. Die farbliche Darstellung der Werte gibt auf den ersten Blick Aufschluss über den Status der Erfassung. Zusätzlich können Hinweise hinterlegt werden, die den Planer direkt bei der Erfassung auf Besonderheiten aufmerksam machen.
Bei der Erfassung des Personalbedarfs sind Hierarchien zu beachten, die im Kapitel Personalbedarf erläutert werden.