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Damit ein aktiver Mitarbeiter bei der Personaleinsatzplanung berücksichtigt wird, muss für diesen Mitarbeiter ein gültiger Vertrag hinterlegt sein.

 

 

Zu einem gültigen Vertrag gehören folgende Inhalte:

(die benötigten Optionen müssen zum Teil zunächst in den Grundlagen definiert werden, bevor sie hier zur Verfügung stehen!)

 

▪Mitarbeitergruppe: Auswahl der Mitarbeitergruppe (z. B. Stammpersonal, Aushilfen, Auszubildende, ...)
Über eine Option in der Administration kann die Anzeige der Mitarbeitergruppe als zusätzliche Information im Dialog Planung aktiviert werden.

▪Eintritt: Datum/ Beginn des Beschäftigungsverhältnis mit diesen Vertragskonditionen (Datum Unternehmenseintritt wird auf dem Register Stammdaten geführt)

▪Austritt: das Datum an dem das Beschäftigungsverhältnis mit diesen Vertragskonditionen endet. Bei befristeten Stellen wird der Mitarbeiter bis zum Vertragsende in der Planung berücksichtigt.

 

In den Optionen kann definiert werden, dass ein Mitarbeiter nach 'n' Tagen nach Vertragsende auch deaktiviert wird. Dies beinhaltet auch die Deaktivierung des Zugriff auf das SelfService Portal.

 

▪Probezeit bis: bei einer mit dem Mitarbeiter vereinbarten Probezeit, kann hier das Enddatum hinterlegt werden.

▪Wochenarbeitszeitmodell: Eingabe des vertraglich geregelten Beschäftigungsverhältnisses (z. B. Vollzeit, Teilzeit, ...)

▪Disposchichtart: Auswahl einer definierten Disposchichtart (Korrektur der Disposchichtarten erfolgt auf die gleiche Weise wie im Kapitel 'Korrektur des Urlaubsanspruch' weiter unten beschrieben)

Damit die Anzahl der zu leistenden Disposchichten eines Mitarbeiters nach der Zuordnung der Disposchichtart für das laufende und das Folgejahr, gemäß seiner Vertragsdaten berechnet wird, muss die Berechnung über eine Option im Bereich der Administration aktiviert werden.

 

▪Urlaub: Anzahl der Urlaubstage (Jahresurlaub)

▪Zusatz Urlaub: Erweiterung des jährlichen Urlaubsanspruchs, hierbei kann es sich z.B. um Zuschläge aufgrund von Alter, Gesundheit oder vertraglichen Absprachen handeln. Der Jahres-Urlaubsanspruch errechnet sich dann als Summe aus Urlaub und Zusatzurlaub. Wird ein Mitarbeiter unterjährig eingestellt, so wird der Urlaub entsprechend anteilig errechnet.

▪Korrektur: Erfassung von Korrekturen zum Urlaubsanspruch (siehe Erläuterung weiter unten)

▪Max. Std. pro Monat: Info, damit z.B. Aushilfen oder studentische Hilfskräfte ihre monatliche Soll-Arbeitszeit nicht überschreiten, Auswertung nach Planung über Report möglich

▪Leistungsgruppe: Auswahl der Leistungsgruppe zur Verdiensterhebung (dient nur zur Information)

▪Tarifvertrag: Auswahl des Tarifvertrags (Listeninhalt kann über die Options in der Administration definiert werden) (dient nur zur Information)

▪Notiz: Freitextfeld, Möglichkeit um Notizen zum Vertrag des Mitarbeiters zu hinterlegen

▪Geändert am: Datum der letzten Änderung

▪Geändert von: Benutzername des Benutzers, der die letzte Änderung vorgenommen hat

 

 

Bei der Berechnung des Urlaubsanspruch werden die gültigen gesetzlichen Regelungen, wie z.B. Teilurlaub, Wartezeit und Bruchteile von Urlaubstagen berücksichtigt!
Des Weiteren kann in den Options im Bereich Administration über den Eintrag "UrlaubstagAnspruchRundenAuf" definiert werden, mit welchem Faktor die Urlaubstage bei der Berechnung ggf. gerundet werden sollen.  

 

Um einen neuen Vertrag für einen Mitarbeiter zu hinterlegen, klicken Sie auf den Button . Diese Option steht allerdings nur dann zur Verfügung,

wenn der Mitarbeiter derzeit über keinen gültigen Vertrag verfügt, d. h. der bereits vorhandene Vertrag wurde beendet und enthält ein Austrittsdatum oder dem Mitarbeiter wurde bislang noch  kein Vertrag hinterlegt. Jedem Mitarbeiter kann zeitgleich immer nur ein gültiger Vertrag hinterlegt werden!

 

Sollte es erforderlich sein, die Vertragsdaten anzupassen, klicken Sie auf den Button vor dem entsprechenden Eintrag. Sie gelangen nun in den Bearbeitungsmodus und können die erforderlichen Änderungen durchführen.

Bitte bestätigen Sie die durchgeführten Änderungen anschließend über den Button , möchten Sie die Änderungen verwerfen klicken Sie auf den Button .

 

Über den Button haben Sie die Möglichkeit, den Vertrag eines Mitarbeiters zu löschen, nachdem Sie den entsprechenden Eintrag per Mausklick ausgewählt und markiert haben.

 Voraussetzung dafür, dass der Einsatz eines Mitarbeiters korrekt geplant werden kann, ist ein gültiger Vertrag!

 

 

Korrektur des Urlaubsanspruch

Wird ein Mitarbeiter im Laufe des Kalenderjahres eingestellt, so kann der anteilige Urlaub über die 'Korrektur' hinterlegt werden.

Im Feld 'Urlaub' der Vertragsdaten, wird der reguläre Jahresurlaub des Mitarbeiters eingetragen, durch den Eintrag einer Korrektur wird die reguläre, anteilige Berechnung des Urlaubs für das gewählte Kalenderjahr umgangen.

Zu jedem definierten Vertrag eines Mitarbeiters können getrennte Korrekturen erfasst werden, darum ist darauf zu achten, dass der korrekte Vertrag ausgewählt wird.

 

 

Innerhalb des Korrektur Dialogs kann die Anzeige mit Hilfe der Radio Button geändert werden, so dass z.B. alle Korrekturen oder nur die zum ausgewählten Vertrag angezeigt werden.

 

Um eine neue Korrektur zu definieren, klicken Sie auf den Button . Sollte es erforderlich sein, einen bestehenden Eintrag anzupassen, klicken Sie auf den Button vor dem entsprechenden Eintrag. Sie gelangen nun in den Bearbeitungsmodus und können die erforderlichen Änderungen durchführen. Bitte bestätigen Sie die durchgeführten Änderungen anschließend über den Button , möchten Sie die Änderungen verwerfen klicken Sie auf den Button .

 

 

Bei der Erfassung von Korrekturen muss das Kalenderjahr angegeben werden, für welches die Korrektur gilt, in den Folgejahren hat der reguläre Jahresurlaub wieder Gültigkeit. Es können sowohl positive als auch negative Korrekturen vorgenommen werden.

 

 

Möchten Sie einen Eintrag löschen, so markieren Sie zunächst die Zeile und klicken anschließend auf den Button .

 

Die vom System auf Grund der eingestellten Berechnungsart erzeugten Einträge bleiben immer erhalten! Sie können weder bearbeitet oder gelöscht werden! Manuell erfasste Korrekturen werden als gesonderte Datensätze erfasst, so dass die Urlaubskonten der Mitarbeiter transparent dargestellt werden und alle Änderungen nachvollziehbar sind.

 

Urlaubsberechnung - Varianten

Es gibt drei Varianten zur Berechnung des Jahresurlaub:

▪BUrlG ( = nach Bundesurlaubsgesetz)

▪MonatAnspruchKomplett (= kompletter Anspruch des Urlaubs für einen Monat, auch wenn Vertragsbeginn/ Vertragsende Mitte oder Ende eines Monats ist)

▪MonatAnspruchAnteilig (= anteiliger Anspruch des Urlaubs für einen Monat, wenn Vertragsbeginn/ Vertragsende nicht zum ersten bzw. letzten Tag des Monat ist; dann erfolgt eine Tages genaue Abrechnung anhand des Datums/ Kalendertage)

 

Die gewünschte Variante muss in den Optionen im Menü Administration aktiviert werden (Eintrag: UrlaubAnspruchBerechnungsart).

Standard ist die Berechnungsart: BUrlG.