Einsatzverwaltung

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Einsatzverwaltung

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In der Einsatzverwaltung lassen sich Arbeitsplätze, unabhängig von der Organisationsstruktur der Planungsbereiche, inkl. eines definierten Personalbedarfs zu Einsätzen zusammenfassen.

Diese Definition eines Einsatzes ist immer nur für das innerhalb des Dialogs ausgewählte Datum gültig.

 

!NOTEDie Anzeige der definierten Einsätze kann über die Checkbox (s.u. Screenshot) so gesteuert werden, dass nur Einträge mit einer Über- oder Unterdeckung angezeigt werden. Sollten Sie also einen definierten Eintrag nicht finden können, so prüfen Sie die Anzeige erneut, bei deaktivierter Checkbox (= es werden alle definierten Einträge angezeigt).

Sind bereits mehr Einsätze definiert, als auf einer Seite im Dialog dargestellt werden können, wird am unteren Rand die Seitennavigation eingeblendet.

 

Planung - Einsatzverwaltung

PHR - Planung - Einsatzverwaltung

 

Um einen neuen Einsatz zu definieren, wählen Sie zunächst das entsprechende Datum aus, Sie können das Datum entweder manuell eintragen, über den Kalender oder durch Blättern über die Pfeile Planung_Einsatzverwaltung_Datum_Navigation_V02, auswählen. Klicken Sie anschließend auf den Button Button_Hinzufügen_weiß_V01. Vergeben Sie nun eine Bezeichnung für den neuen Einsatz und bestätigen Sie die Angaben über den Button Button_Speichern_Symbol_blau_V01.

 

Planung - Einsatzverwaltung - neue Bedarfsgruppe

PHR - Planung - Einsatzverwaltung - neue Bedarfsgruppe

 

Nachdem der neue Einsatz angelegt ist, ordnen Sie nun die gewünschten Arbeitsplätze, inkl. weitere Details, und die Anforderung (Bedarf) zu.

Neben der Einsatzzeit, können bis zu drei feste Pausen definiert werden.

Öffnen Sie den Einsatz durch einen Klick auf den Pfeil direkt vor dem definierten Einsatz (s.o. Screenshot). Über einen Klick auf das Button_Plus_blau_V01 gelangen Sie zur Bearbeitung in die Detailansicht des Einsatzes.

 

Planung - Einsatzverwaltung - neue Bedarfsgruppe - Details

PHR - Planung - Einsatzverwaltung - neue Bedarfsgruppe - Details

 

Bitte bestätigen Sie Ihre Eingaben anschließend über den Button Button_Speichern_schwarz_V01, möchten Sie die Eingaben verwerfen klicken Sie auf den Button Button_Abbrechen_schwarz_V01.

Sollte es erforderlich sein, einen bestehenden Eintrag anzupassen, klicken Sie auf den Button Button_Bearbeiten_grau_V01vor dem entsprechenden Eintrag. Sie gelangen nun in den Bearbeitungsmodus und können die erforderlichen Änderungen durchführen. Denken Sie bitte daran, die auch die Änderungen anschließend zu Speichern.

Um einen definierten Einsatz zu löschen, klicken Sie auf den Button Button_löschen_grau_V01, am Ende der Zeile eines Eintrags.

 

Im nächsten Schritt wählen Sie das geeignete Personal für diesen definierten Einsatz aus.

Die Personalabdeckung zu jedem definierten Einsatz wird farblich gekennzeichnet:

 

Planung_Einsatzverwaltung_Status_V01

 

Neben der farblichen Kennzeichnung wird außerdem für jede Bedarfsgruppierung die Anzahl an Arbeitsplätzen mit erfüllter Anforderung, oder einer Über- oder Unterdeckung, ausgewiesen.

Farbe:

Bedeutung:


Grün

Anforderung ist erfüllt


Blau

Es liegt eine Überdeckung vor, es wurde zu viel Personal eingeplant.


Rot

Es liegt eine Unterdeckung vor, es wurde zu wenig Personal eingeplant.


 

Um geeignete Mitarbeiter für den Einsatz anzeigen zu lassen, klicken Sie auf den entsprechenden Einsatz. Auf der rechten Seite wird dann die Mitarbeitervorschlagsliste angezeigt.

 

Planung - Einsatzverwaltung - Mitarbeiterauswahl

PHR - Planung - Einsatzverwaltung - Mitarbeiterauswahl

 

Voraussetzung für die Anzeige der Mitarbeiter sind folgende Kriterien:

der Mitarbeiter hat keine geplante Abwesenheit

der Mitarbeiter verfügt über alle, für den Arbeitsplatz erforderlichen Qualifikationen

und/oder

der Mitarbeiter ist in der Lage in Vertretung (inkl. Priorität) auf diesem Arbeitsplatz zu arbeiten

und/oder

der Mitarbeiter war bereits auf diesem Arbeitsplatz eingesetzt - Einsatzhistorie (der Betrachtungszeitraum und die Mindestanzahl an Einsätzen kann über die Optionen definiert werden)

 

Für die Anzeige der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter stehen diverse Planungs-Kriterien zur Auswahl:

 

Planung - Einsatzverwaltung - Planungs Kriterien

PHR - Planung - Einsatzverwaltung - Planungs-Kriterien

 

Kriterien-Set

Angezeigte Mitarbeiter verfügen über ....

Auswahl für manuelle Einsatzzuordnung

die notwendigen Qualifikationen, ggf. Vertretungsrechte, ggf. ausreichend Einträge für den Arbeitsplatz in der Einsatzhistorie und die im Wochenarbeitszeitmodell angegebene Wochenarbeitszeit wird nicht überschritten

Alle Mitarbeiter mit Bezug zum Arbeitsplatz

die notwendigen Qualifikationen, ggf. Vertretungsrechte, ggf. ausreichend Einträge für den Arbeitsplatz in der Einsatzhistorie

Auswahl für manuelle Einsatzuordnung - mit 10% Mehrarbeit

die notwendigen Qualifikationen, ggf. Vertretungsrechte, ggf. ausreichend Einträge für den Arbeitsplatz in der Einsatzhistorie und die im Wochenarbeitszeitmodell angegebene Wochenarbeitszeit wird max. um 10% überschritten

Auswahl für Mitarbeiter mit Vertretungen (1-5)

die notwendigen Vertretungsrechte mit Priorität 1 - 5 und die im Wochenarbeitszeitmodell angegebene Wochenarbeitszeit wird nicht überschritten

Auswahl für Mitarbeiter mit Vertretungen (1-10)

die notwendigen Vertretungsrechte mit Priorität 1 - 10und die im Wochenarbeitszeitmodell angegebene Wochenarbeitszeit wird nicht überschritten

Auswahl für Mitarbeiter mit Vertretungen (11-20)

die notwendigen Vertretungsrechte mit Priorität 11 - 20und die im Wochenarbeitszeitmodell angegebene Wochenarbeitszeit wird nicht überschritten

Automatik: Verfügbare Mitarbeiter mit Qualifikation

alle erforderlichen Voraussetzungen!

... die notwendigen Qualifikationen, ggf. Vertretungsrechte, ggf. ausreichend Einträge für den Arbeitsplatz in der Einsatzhistorie und die im Wochenarbeitszeitmodell angegebene Wochenarbeitszeit wird nicht überschritten

Automatik: Zuordnung von Mitarbeiter auf Arbeitsplatz oder mit Vertretung (1-5)

die erforderlichen Voraussetzungen und sind bereits auf dem Arbeitsplatz eingesetzt oder haben die Vertretung mit Priorität 1 - 5 für diesen Arbeitsplatz und die im Wochenarbeitszeitmodell angegebene Wochenarbeitszeit wird nicht überschritten

 

Die Anzeige der Mitarbeiter innerhalb der Mitarbeitervorschlagsliste erfolgt in mehreren Kategorien:

 

Kategorie

Wert

Auf dem Arbeitsplatz eingesetzt (ohne Einsatzzuordnung

Diese Mitarbeiter haben den ausgewählten Arbeitsplatz als Einsatzarbeitsplatz im Personalstamm zugewiesen, sind aber noch keinem Einsatz zugeordnet.

Nicht eingesetzte Mitarbeiter ohne Einsatzzuordnung

Die Mitarbeiter haben z.B. eine Freischicht an diesem Tag und sind keinem Einsatz zugeordnet.

Auf dem Arbeitsplatz eingesetzt (ohne Einsatzzuordnung) (Anzahl Arbeitstage in Folge überschritten)

Die Mitarbeiter haben diesen Arbeitsplatz als Einsatzarbeitsplatz im Personalstamm zugewiesen, sind aber keinem Einsatz zugeordnet, da sie bereits eine bestimmte Anzahl an Arbeitstagen in Folge geleistet haben.

Auf anderen Einsätzen geplante Mitarbeiter

Mitarbeiter, die bereits anderen Einsätzen zugeordnet sind.

Andere Mitarbeiter

Z.B. abwesende Mitarbeiter, die im Notfall eingesetzt werden könnten

 

Für jeden Mitarbeiter wird angezeigt, ob er über die Qualifikation verfügt, ober er in Vertretung auf dem ausgewählten Arbeitsplatz eingesetzt werden kann und wie oft er bereits auf dem Arbeitsplatz eingesetzt wurde.

 

Planung - Einsatzverwaltung - Mitarbeiterauswahl

PHR - Planung - Einsatzverwaltung - Mitarbeiterauswahl

 

Markieren Sie nun die Checkbox bei dem Mitarbeiter, den Sie dem Einsatz zuordnen möchten und klicken Sie auf den Button Button_Ausgewählte_hinzufügen_V02. Es ist möglich mehrere Mitarbeiter zu markieren und in einem Arbeitsgang einem Einsatz zuzuordnen.

Der ausgewählte Mitarbeiter wird nun unterhalb des definierten Einsatzes angezeigt.

 

Planung - Einsatzverwaltung - Mitarbeiter zugeordnet

PHR - Planung - Einsatzverwaltung - Mitarbeiter zugeordnet

 

Bei der Zuordnung eines Mitarbeiters zu einem Einsatz, wird ein Änderungseintrag im Personalstamm des Mitarbeiters erzeugt. Auch in anderen Planungsdialogen, wie z. B. der Mitarbeiter Detailplanung, ist diese Zuordnung im Protokoll der Änderungen ersichtlich.

Die Einsatzzeit und -dauer wird dabei vom zugeordneten Einsatz übernommen.

 

Die Einsatzverwaltung kann auch automatisch erfolgen, sobald Sie auf dieses Symbol Planung_Einsatzverwaltung_Symbol_Automatik_V02 klicken, wird die Planung - ohne weitere Rückfragen - automatisch durchgeführt. Dabei erfolgt bislang nur die Auflösung von Unterdeckungen!

 

Die Auswahl der Mitarbeiter, bei der automatischen Einsatzverwaltung, trift PHR wie folgt:

Voraussetzung damit die Mitarbeiter überhaupt angezeigt und geplant werden, sind die Qualifikationen, ausreichend Einträge in der Einsatzhistorie, Vertretungsrechte und die Verfügbarkeit oder Anwesenheit.

Kommen dann mehrere Mitarbeiter in Frage, gibt es weitere Schritte um die bestmögliche Verteilung der Mitarbeiter zu erreichen.

 

1.Verfügbarkeitsüberlappung

Die Erste Prüfung fragt ab, ob der Mitarbeiter tatsächlich anwesend ist und ggf. bereits auf dem Arbeitsplatz eingeplant ist. Die zweite Prüfung erfolgt auf die Verfügbarkeit (z.B. über Verfügbarkeitsschichten).

Hierbei wird auch die Wochenarbeitszeit aus dem Wochenarbeitszeitmodell (Personalstamm – Vertrag) geprüft.

Die Dauer des geplanten Einsatzes wird mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter abgeglichen.

Beispiel: Einsatz von 09.00 - 17.00 Uhr

Mitarbeiter A: verfügbar von 06.00 - 20.00 Uhr

Mitarbeiter B: verfügbar von 09.00 - 17.00 Uhr

=> in diesem Fall würde Mitarbeiter B herangezogen, da die Überlappung am größten ist und Mitarbeiter A ggf. flexibler auf einem anderen Einsatz eingeplant werden könnte.

 

2.Indexberechnung

Aus den Kriterien Qualifikation inkl. Priorität, Einsatzhistorie, ggf. Vertretungen, wird ein Index je Mitarbeiter der in Frage kommt berechnet. Der Mitarbeiter mit dem höchsten Index wird dann für den Einsatz herangezogen.

 

3.Ruhezeiten

Eine weitere Prüfung erfolgt auf Ruhezeiten. Wird die Ruhezeit (Standard 11 Stunden) unterschritten, so wird ein Mitarbeiter nicht ausgewählt oder mit angezeigt.

 

!NOTE Verlässt ein Mitarbeiter, der bereits Einsätzen zugeordnet wurde, das Unternehmen, so bleiben geplante Einsätze bestehen und müssen manuell korrigiert werden. Die Verwaltung der Einsätze sollte also nicht zu weit im Voraus erfolgen!

 

!NOTE Die Einsätze, inkl. der Details, können über eine Schnittstelle importiert werden. Im Anschluß an einen Import wird umgehend die automatische Planung der Einsätze angestoßen.