Automatische Einsatzplanung

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Automatische Einsatzplanung

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Die automatische Einsatzplanung arbeitet grundsätzlich wochenweise. Dabei gibt es ein wesentliches Kriterium für die Planung, entweder werden nur die bereits anwesend eingeplanten Mitarbeiter erneut geplant (Option: Wochenplanung ausführen), oder es werden die Disposchichten allein oder zusätzlich geplant (Option: Disposchichten bei Bedarf planen).

!NOTE Es werden niemals mehr Mitarbeiter eingeplant, als der definierte und hinterlegte Personalbedarf erfordert, dabei sind die SOLL Werte maßgebend!

 

Basis für die automatische Einsatzplanung ist ein in den Grundlagen pro Arbeitsplatz definierte, oder per Excel Upload oder manuell in der Bedarfsanpassung hinterlegte Personalbedarf.

Aufbauend auf diesen Personalbedarf werden die Planungsoptionen bei einem Planungslauf berücksichtigt.

 

Planung - Automatische Einsatzplanung 

PHR - Planung - Automatische Einsatzplanung

 

Für die automatische Einsatzplanung können vordefinierte Planungssets, mit unterschiedlichen Kriterien, ausgewählt werden.

Vorgehensweise bei der automatischen Planung

1.Markieren Sie zunächst die Kalenderwoche/n per Mausklick auf die Wochennummer, für die Personalplanung erfolgen soll. Optional können Sie eines der vordefinierten Planungssets oder weitere Einschränkungen auf z.B. ausgewählte Planungsbereiche und/ oder Schichttypen vornehmen, sowie weitere Auswahlkriterien treffen.
 

2.Legen Sie die Planungsoptionen bezogen auf eine Kalenderwoche fest
Die automatische Wocheneinsatzplanung erfolgt anhand der im Personalstamm hinterlegten Qualifikationen, Vertretungseinträge bzw. der hinterlegten Disposchichten in den Vertragsdaten.

!Wichtig Bei der automatischen Planung erfolgt eine Überprüfung, ob der Mitarbeiter ggf. über für den Arbeitsplatz erforderliche Qualifikationen verfügt! Ein Eintrag in den Vertretungsrechten oder der Einsatzhistorie ist jedoch ebenso ausreichend, so dass ein Mitarbeiter bei der Planung herangezogen wird.
Über die Option 'Alte automatische Planungsbuchungen verwerfen' kann festgelegt werden, dass die Ergebnisse von bereits erfolgten automatischen Planungen gelöscht und der Datenbestand von vor dem Planungslauf wiederhergestellt wird.

 

3.Legen Sie die Optionen für die Behandlung von Überkapazitäten bezogen auf einen Arbeitstag fest.

!NOTEDie Planungsoptionen und die Optionen für die Behandlung von Überkapazitäten werden wie aufgelistet von oben nach unten während der automatischen Planung abgearbeitet!

 

4.Mit einem Klick auf den Button Planung_Autom_Einsatzplanung_Button_Starten_V02 starten Sie die automatische Wocheneinsatzplanung. Die Einsatzplanung wird nun als Service Task angelegt und im Hintergrund verarbeitet. Im Bereich 'Laufende Wochenplanungen' wird der Status des Planungsjobs angezeigt. Die Verarbeitung kann, je nach Umfang, durch aus mehrere Minuten dauern.

 

5.Das System stellt nun den Personalbedarf für alle Arbeitsplätze nach den ausgewählten Kriterien  (KW, Planungsbereich, Arbeitsplatz, Schichttyp) zusammen und sortiert diese absteigend nach Anzahl der Mitarbeiter, die noch auf diesen Arbeitsplätzen eingeplant werden müssen, also das prozentuale Delta zwischen Personalbedarf und fehlenden Mitarbeitern am höchsten ist. Arbeitsplätze, mit einem hohen prozentualen Delta werden bevorzugt verplant.

 

6.Anschließend werden bereits eingeplante Mitarbeiter vom jeweiligen Personalbedarf abgezogen. Für den noch offenen Bedarf sucht die Planungsautomatik jetzt Mitarbeiter, die für den jeweiligen Arbeitsplatz über eines der gewählten Kriterien (Qualifikation, Vertretung, Einsatzhistorie, ...) in Frage kommen.
Gibt es mehrere Arbeitsplätze mit dem Kennzeichen "Freie Mitarbeiter" in den Grundlagen, z.B. pro Planungsbereich, so werden die Mitarbeiter von allen so gekennzeichneten Poolarbeitsplätzen bei der Planung herangezogen, also auch aus anderen Planungsbereichen. Voraussetzung ist, dass der Mitarbeiter die entsprechenden Kriterien erfüllt, wie z.B. Vertretungsrechte, Einsatzhistorie, etc.
Beim Versetzen auf einen als Poolarbeitsplatz gekennzeichneten Arbeitsplatz, wird bei der automatischen Planung zunächst innerhalb des eigenen Planungsbereichs und dann innerhalb der Struktur der Planungsbereiche und Arbeitsplätze weiter aufwärts geschaut.

 

7.Wird ein Mitarbeiter gefunden, wird er für die gesamte Kalenderwoche (Mo-So) auf den Arbeitsplatz eingesetzt.

!NOTEWichtig: Wurde ein Mitarbeiter bereits manuell, z.B. über die Mitarbeiter Detailplanung, versetzt, so wird er bei einem erneuten Lauf der autom. Wocheneinsatzplanung nicht mehr berücksichtigt!

 

8.Diese Suche und Versetzung wird für diesen Arbeitsplatz so lange weitergeführt bis der Personalbedarf gedeckt ist. Dann erfolgt die Überprüfung und Planung für den nächsten Arbeitsplatz.

 

Ergebnisse der automatischen Planung ansehen

Um die Ergebnisse der automatischen Wocheneinsatzplanung anzusehen, wechseln Sie in den Bereich 'Abgeschlossene Wochenplanungen'.

Klicken Sie nun bei dem entsprechenden Eintrag auf „Änderungen zeigen“, die durchgeführten Änderungen werden Ihnen dann übersichtlich in einem Protokoll angezeigt. Je nach verwendetem Browser und dessen Konfiguration, wird das Protokoll in einem eigenen Browsertab geöffnet.

 

Planung - Automatische Einsatzplanung - Änderungsprotokoll

PHR - Planung - Automatische Einsatzplanung - Änderungsprotokoll

Ergebnisse der automatischen Planung verwerfen

Wechseln Sie in den Bereich 'Abgeschlossene Wochenplanungen' und klicken Sie auf das Aktualisieren Symbol Button_Wechsel-Steuerelement_V01 vor dem entsprechenden Planungseintrag, dessen Ergebnisse Sie verwerfen möchten. Der Eintrag verschwindet nun aus der Liste der abgeschlossenen Wochenplanungen, zeitgleich wird ein Service Task aktiv, der die Verarbeitung rückgängig macht.