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Die Jahresurlaubsplanung, inkl. der Gewichtung der Urlaubsanträge der Mitarbeiter und der Fristberechnung für die Freigabe, ist ein gesondertes Modul, welches über eine Option im Bereich der Administration aktiviert werden muss.

 

Je nach Konfiguration des Moduls, ist das folgende Szenario möglich:

 

▪Über die Planungsbereich Parameter in den Grundlagen werden die Kriterien für die Frist- und Indexberechnung definiert. Hier stehen diverse Parameter zur Verfügung, aus denen Kombinationen je Planungsbereich gebildet werden können.

▪Die Abgabefrist kann je Planungsbereich gesetzt werden, sie kann jedoch bei Bedarf pro Mitarbeiter überschrieben werden.

▪Die Berechnung des Index (Gewichtung der Anträge) erfolgt 1x pro Nacht durch die autom. Hintergrundplanung.

▪Sollten sich Änderungen an den Parametern ergeben, so werden offene noch nicht genehmigte Abwesenheitsanträge durch den nächsten Lauf der nächtlichen Hintergrundplanung aktualisiert.

▪Die Gewichtung der Abwesenheitsanträge wird im Dialog Abwesenheitsworkflow angezeigt, die Anträge können zur weiteren Bearbeitung anhand des Index sortiert werden.

▪Bei der Erfassung der Abwesenheitsanträge können Gründe angegeben werden, z.B. Partner Betriebsferien oder Kinder schulpflichtig. Diese Optionen stehen jedoch bei der Erfassung nur zur Verfügung, wenn die Stammdaten des Mitarbeiters im Personalstamm entsprechend hinterlegt sind. Diese Abwesenheitsgründe haben Einfluss auf die Gewichtung der Abwesenheitsanträge für die Freigabe.

▪Im Dialog Abwesenheitsworkflow werden sowohl die Anträge angezeigt, die im Dialog Abwesenheitserfassung, sowie die Anträge die im SelfService Portal (PSP), erfasst wurden.

▪Außerdem gibt die farbliche Darstellung der Jahresübersicht im Abwesenheitsworkflow einen sehr schnellen Überblick über die vorhandenen Kapazitäten.

▪Anträge, deren berechnete Freigabefrist bald endet werden im Dashboard Personalinformationen aufgeführt.

▪Anträge, deren Freigabefrist verstrichen ist, werden automatisch durch die nächtliche Hintergrundplanung freigegeben. Es erscheint ebenso ein Hinweis im Dashboard Personalinformationen.

▪Optional kann eine zu definierende Anzahl an Urlaubstagen bei der Jahresurlaubsplanung zunächst ungeplant bleiben, die Mitarbeiter können jedoch ab einem über die Planungsbereich Parameter definierten Datum im PSP darauf aufmerksam gemacht werden, dass die rechtlichen Urlaubstage noch verplant werden müssen.

▪Pro Planungsbereich kann ein Urlaubsquote und eine Qualifikationsquote für bestimmte Zeiträume definiert werden, so dass bei der Planung eine Regelprüfung erfolgt, wenn für zu viele Mitarbeiter aus dem gleichen Planungsbereich bzw. der gleichen Qualifikation Urlaub geplant wird.

▪Der Dialog Abwesenheitsübersicht gibt einen Überblick über bereits geplante Abwesenheiten und über noch nicht bearbeitete Abwesenheitsanträge.

▪Es können diverse Regelprüfungen aktiviert werden, die während der Jahresurlaubsplanung angewendet werden sollen.

▪Das Reporting bietet diverse Berichte zur Auswertung der Abwesenheiten.